Должностная инструкция офис-менеджера

Утверждаю

Генеральный директор АО (ООО)

Приказ N ____________________

от "__"_____________ 200 _ г.

1. Название должности: Исполнительный ассистент Генерального

директора (офис-менеджер).

2. Функции: Обеспечивает административную поддержку Генерального

директора. Является офис-менеджером в Административно-исполнительном

отделе.

3. Какую ценность представляет эта должность для компании?

Несет ответственность за обеспечение административной поддержки

Генерального директора. Выполняет поручения и задания, требующие

ответственности, независимости суждений и мыслей. Обеспечивает ежедневное

руководство Административно-исполнительным отделом.

4. Кого обслуживает эта должность внутри компании?

Генерального директора _____________________________________________

Первого заместителя Генерального директора _________________________

Весь старший и другой управленческий персонал ______________________

Административно-исполнительный отдел _______________________________

5. С какими организациями вне компании Вы связаны по роду Вашей

деятельности?

Представители деловых кругов _______________________________________

Представители служб ________________________________________________

Поставщики _________________________________________________________

Другие _____________________________________________________________

6. Должностные обязанности

Как административный ассистент:

1. Служит основной точкой связи Генерального директора.

2. Отвечает на все телефонные звонки с ответственностью и

независимым суждением, обеспечивая соответствующую помощь звонящим.

3. Координирует внешние встречи и встречи внутри Отдела, относящиеся

к Офису Генерального директора.

4. Встречает посетителей отдела и представляет отдел Генерального

директора внутренним и внешним коллегам эффективным способом.

5. Обеспечивает общие администраторские функции для Генерального

директора, включая, но не ограничиваясь этим: распределение входящей и

исходящей почты и меморандумов, подшивка документов, подготовка

корреспонденции и перевод устный и письменный.

6. Помогает Генеральному директору в специальных проектах, включая

распределение информации, подготовку отчетов и связанных с ними

материалов соответствующему персоналу.

7. Понимание административных процедур и протокола, определение

правильного выбора действий.

Как Офис-менеджер:

1. Обеспечивает точное руководство офисными функциями для

исполнительного и административного персонала, включая приобретение и

обслуживание офисного оборудования (мебели, компьютеров, копировальных

машин, факсов и т.п.).

2. Организует эффективную телефонную систему для офисов, ее

техобслуживание и обучение работников ее пользованию.

3. Решает вопросы безопасности, относящиеся к оформлению пропусков

для персонала и т.п.

4. Организует работу водителей офиса и их экспедицию.

5. Отвечает за развитие офисной политики и процедур, их

распределение и исполнение.

6. Приобретает все принадлежности для офиса, обеспечивает их

хранение и распределение.

7. Принимает участие в разработке, управлении и контролировании

рабочего бюджета офиса и координации выплат из мелкой кассы с Финансовым

отделом.

8. Занимается управлением персоналом офиса, включая:

в координации с Отделом кадров выплат персоналу, компенсаций и

соответствующих налогов;

обучение подчиненного персонала эффективным практикам

(профессиональным стандартам офисного протокола);

ведение учета персонала, включая дни болезней и отпусков.

9. Следит за координацией и подготовкой всех документов для визового

оформления работников компании и гостей.

10. Отслеживает отношения с МИД, ОВИРом и другими государственными

учреждениями, связанными с регистрацией иностранного персонала.

11. Находится в курсе новых изменений законодательства в Российской

Федерации относительно обработки виз и разрешений на работу.

12. Разрабатывает политику и процедуры.

13. Координирует и поддерживает аренду квартир работников и служит

связующим звеном в отношениях арендатора и арендодателя, а также

координирует вопросы техобслуживания квартир.

14. Служит образцом в разработке и выполнении корпоративных норм.

7. Порядок подчиненности

1. Исполнительный ассистент Генерального директора (Офис-менеджер)

административно и функционально подчиняется Генеральному директору,

заместителю Генерального директора по администрации.

2. Исполнительный ассистент Генерального директора (Офис-менеджер)

руководит работой Приемной и персоналом Административно-исполнительного

отдела.

8. Квалификация, опыт, способности и обучение, необходимые для

данной должности

8.1. Требубется высшее образование или эквивалентный

профессиональный опыт или обучение.

8.2. Навыки организационной и административной работы.

8.3. Навыки работы с компьютером, программами EXСEL и другими

программами по менеджменту.

8.4. Минимум 3 года работы со старшим управленческим персоналом или

в качестве офис-менеджера.

8.5. Чувство ответственности, инициативы, принципиальности,

способность работать по всем задачам с профессиональным подходом.

8.6. Способность проявлять благоразумие в конфиденциальных вопросах

и информации.

8.7. Эффективные навыки общения, позволяющие работать с

представителями различных национальностей.

8.8. Знание языков английского (русского) является необходимым.

С Должностной инструкцией ознакомлен

Дата ______________________________ Подпись _____________________________