Должностная инструкция архивариуса

I. Общие положения

1.1. Архивариус отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление работы по ведению архивного дела на предприятии и за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.2. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).

1.3.2. Положением об архивном отделе предприятия (инв. N ...).

1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).

1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции).

1.4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими.

1.4.3. Порядок составления описей документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

1.4.4. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

1.4.5. Порядок ведения учета и составления отчетности.

1.4.6. Организационную структуру предприятия.

1.4.7. Схему организационного взаимодействия архивного отдела со структурными подразделениями предприятия.

1.4.8. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.

1.4.9. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации архивных работ.

1.4.10. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.2. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.3. Участвовать в разработке номенклатур дел, проверять правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.4. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет.

2.1.5. Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение (на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли).

2.1.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.8. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.9. Контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.10. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.11. Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

2.2. Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени архивариуса соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.

В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Права работника

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в архив.

3.1.3. Готовить и представлять начальнику архивного отдела предложения по совершенствованию организации его работы.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по ведению архивного дела на предприятии (в части касающейся).

4.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника архивного отдела.

4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда архивариуса является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда архивариуса уполномочен осуществлять начальник архивного отдела. Полномочия начальника архивного отдела по применению мер поощрения и взыскания в отношении архивариуса определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).