Должностная инструкция заведующего канцелярией

Примерная форма

Утверждаю

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, ________________________

предприятия и т.п., его (директор или иное

организационно правовая форма) должностное лицо,

уполномоченное утверждать

должностную инструкцию)

" " ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее

среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу

работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по

профилю не менее _________ лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение

от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________

(директору предприятия;

________________________________________________________________________.

иному должностному лицу)

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка,

отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при

отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который

приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее

исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и

нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся

организации делопроизводства;

- единую государственную систему делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- структуру предприятия;

- организацию делопроизводства на предприятии;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и

временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- законодательство о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

- _________________________________________________________________.

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

- положением о канцелярии предприятия;

- инструкцией по делопроизводству и работе архива;

- настоящей должностной инструкцией;

- _________________________________________________________________.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой

корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их

правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и

передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего

делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по

формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на

предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы

делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а

также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами

управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в

подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием,

хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о

соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и

организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных

документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на

предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и

использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых

технологических процессов работы с документами, совершенствовании

автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом

применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по

улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей

государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. _____________________________________________________________.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей

структурных подразделений предприятия предложения по улучшению

деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений

предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего

выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в

случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью

канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в

структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками

канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о

поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий

на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

- с руководителями всех структурных подразделений предприятия - по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

- с юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с

подготовкой документов;

- с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами

оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

- с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела;

- ____________________________ - по вопросам ______________________.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.