Должностная инструкция документовода

Примерная форма

Утверждаю

________________________

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, _________________________

предприятия и т.п., его (директор или иное

организационно-правовая форма) должностное лицо,

уполномоченное утверждать

должностную инструкцию)

" " ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция

документовода

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Документовод относится к категории специалистов, принимается на

работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.

1.2. На должность документовода I категории назначается лицо,

имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности

документовода II категории не менее _______ лет; на должность

документовода II категории - лицо, имеющее высшее профессиональное

образование и стаж работы в должности документовода не менее _________

лет; на должность документовода - лицо, имеющее высшее профессиональное

образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовод непосредственно подчиняется ______________________

(начальнику отдела

________________________________________________________________________.

документационного обеспечения,заведующему канцелярией, иному должностному

лицу)

1.4. Во время отсутствия документовода (отпуск, болезнь и пр.) его

должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в

установленном порядке, который несет полную ответственность за

качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.5. В своей деятельности документовод руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, рассматривающими

вопросы документационного обеспечения управления;

работы;

- методическими материалами по соответствующим вопросам;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия и

непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией.

1.6. Документовод должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, постановления,

распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы

вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе

организационной и вычислительной техники служб документационного

обеспечения управления;

- методы исследования, анализа, проектирования и развития

документационных систем;

- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности

документов;

- организацию архивного дела;

- нормативные и методические документы по проектированию и

эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

- основы программирования;

- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

- основы эргономики, социальной психологии, социологии;

- отечественный и зарубежный опыт в области документационного

обеспечения управления;

- основы экономики, организации труда и управления;

- законодательство о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На документовода возлагаются следующие функции:

2.1. Организация системы ведения документации.

2.2. Внедрение автоматизированных информационных систем и систем

управления, новейших информационных технологий.

2.3. Контроль за состоянием делопроизводства.

2.4. Методическая работа по вопросам документационного обеспечения.

2.5. Работа с кадрами службы документационного обеспечения

управления.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций документовод обязан:

3.1. Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с

документами и документной информацией на основе использования

организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения,

оперативное хранение, справочная работа).

3.2. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических

условий труда, рационализации рабочих мест работников службы

документационного обеспечения управления.

3.3. Принимать участие в планировании, организации и

совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения

управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

3.4. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели

документов различного назначения и уровня управления, классификаторы

документной информации.

3.5. Обеспечивать внедрение систем ведения документации.

3.6. Принимать меры по упорядочению состава документов и

информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации

документопотоков.

3.7. Участвовать в отборе документов, передаваемых на

государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности

документов.

3.8. Принимать участие в постановке задач, проектировании,

эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)

автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в

разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных),

базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники,

проектировании и актуализации баз и банков данных.

3.9. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в

области документационного обеспечения управления, разрабатывать

нормативно-методические документы по вопросам документационного

обеспечения.

3.10. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению

квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

IV. Права

Документовод имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

по вопросам его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по

совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,

специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его

компетенцию.

4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений

предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это

предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с

разрешения руководителя предприятия).

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

Документовод несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности

правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения _________________________

(инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

_____________________________

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: _________________________

(инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.