Должностная инструкция секретаря-стенографистки

Примерная форма

Утверждаю

________________________

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное

правовая форма) должностное лицо,

уполномоченное

утверждать должностную

инструкцию)

" " ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция

секретаря-стенографистки

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических

исполнителей и подчиняется непосредственно _____________________________.

1.2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее

начальное профессиональное образование, без предъявления требований к

стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную

подготовку по установленной программе, без предъявления требований к

стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение

от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.4. Секретарь-стенографистка должна знать:

- постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции,

другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- стенографию;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материалов при печатании различных

документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и

других используемых технических средств;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

- _________________________________________________________________.

1.5. Во время отсутствия секретаря-стенографистки (отпуск, болезнь и

пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,

которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за

надлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей.

1.6. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка:

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию

работы руководителя предприятия или руководителей структурных

подразделений.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или

исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя.

2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие

руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.

2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний,

проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение

участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их

регистрация), ведет и оформляет протоколы.

2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими

принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,

способствующие эффективной работе руководителя.

2.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов,

распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с

последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом

информации в банк данных.

2.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным

устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

2.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной

техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации

при подготовке и принятии решений.

2.10. Осуществляет делопроизводство.

2.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию,

осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии

порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения

или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо

подготовки ответа.

2.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками

выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.13. Принимает документы на подпись руководителю.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной

технике, а также копирует документы.

2.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего

непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися ее деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с

обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному

руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей

деятельности, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия от

руководителей подразделений и специалистов информацию и документы,

необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Ответственность

Секретарь-стенографистка несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

_________________________

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

_____________________________

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

_________________________

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.