Должностная инструкция заведующего архивом

Заведующий архивом

Примерная форма

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

" " ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция

заведующего архивом

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее

среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не

менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от

нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.4. Заведующий архивом должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и

нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы

архива;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую

систему их классификации;

- структуру предприятия;

- правила хранения бланков строгой отчетности;

- основы организации производства, труда и управления;

- законодательство о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда;

- _________________________________________________________________.

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

- положением об архиве предприятия;

- настоящей должностной инструкцией;

- _________________________________________________________________.

1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ________________

(руководителю

________________________________________________________________________.

предприятия; иному должностному лицу)

1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск,

болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а

при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя

предприятия.

1.9. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на

предприятии.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием,

регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата,

облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи,

картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические

справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета

поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия

о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов,

законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных

документов, формированию документов и дела постоянного и временного

хранения.

2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи

документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении

документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов,

своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива

условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и

количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в

документах архива.

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по

ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей

государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков,

канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу

обязанностей.

2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой

отчетности.

2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность

производственных помещений, наличие и исправность противопожарных

средств.

2.17. _____________________________________________________________.

3. Права

Заведующий архивом вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей

структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у

руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые

информацию и документы.

3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему

работников.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей

компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:

- о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных

ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои

должностные обязанности;

- о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых

обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему

работников.

3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в

исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной

инструкцией.

3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по

вопросам работы архива.

- _________________________________________________________________.

4. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. ______________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.